Escritório Contábil – Como Reduzir a Inadimplência?

No âmbito jurídico, quando algumas pessoas não cumprem suas obrigações, são consideradas inadimplentes. A inadimplência é temida por empresários e afeta seriamente diversos empreendimentos. Em um escritório contábil não é diferente.

Existem boas práticas, no entanto, que podem ser aplicadas para reduzir a inadimplência nesse e nos outros tipos de estabelecimentos. Sabe quais são? Acompanhe a leitura, pois neste artigo você irá descobrir!

Práticas para reduzir a inadimplência em um escritório contábil:

• No contrato de prestação de serviços, esclareça quais são os prazos para pagamentos e o valor das multas em caso de atrasos;
• Uma maneira de cobrar por seu trabalho é através do boleto. Caso seja no cartão, informe ao cliente que haverá juros e deixe-o ciente de que, caso demore a efetuar o pagamento, haverá uma pequena cobrança a mais;
• Antes do vencimento de boletos ou faturas envolvendo o seu serviço, envie mensagens ao cliente para lembrá-lo de efetuar o pagamento.

Vale salientar que existem (ao menos) quatro tipos comuns de clientes:

• 1. O que paga suas contas em dia;
• 2. O que não paga porque esqueceu ou talvez não tenha recebido a fatura;
• 3. O que sempre paga, mas deixa de pagar ocasionalmente, quando está com dificuldades financeiras em um mês específico; e
• 4. O que passa diversos meses sem pagar, ou seja, que está constantemente na situação de inadimplência.

Considerando essas informações, é válido pensar em estratégias de cobrança para cada tipo de cliente.

Estratégias de cobrança

Para o cliente 1 e 2: você sabe que eles tendem a pagar por seus serviços normalmente, sendo assim, envie mensagens um ou dois dias antes do prazo de pagamento, como um lembrete de que a data de vencimento está próxima. Se o método de pagamento for através de boleto, envie-o em anexo.

Dica: esteja atento a sua caixa de e-mails, pois os clientes podem esquecer datas, perder boletos, fatura, etc. Se isso ocorrer, talvez tentem contatar um profissional contábil para auxiliá-los.

Para o cliente 3: se você possui um controle de cobrança, certamente irá saber quais são os clientes que pagam em dia. Se um deles se atrasar em um mês específico devido à dificuldades financeiras, por exemplo, não pressione-o. Opção que pode ser aderida: converse com ele e estabeleça um novo prazo de tolerância para o pagamento dos honorários.

Dica: Os clientes 1, 2 e 3 são essenciais para o seu fluxo de caixa, então busque sempre melhorar seu relacionamento com eles.

Para o cliente 4: é sempre válido enviar mensagens para lembrá-lo de pagar pelo serviço. Ele não deve ser intimidado, no entanto. Nunca faça o cliente se sentir mal, apenas mostre que ele é importante para que as operações no seu negócio possam ocorrer normalmente.

Se o problema de inadimplência continuar ocorrendo com esse cliente, talvez a única opção seja a rescisão de contrato, ou ainda, a elaboração de um novo – e mais restrito – contrato de prestação de serviços.

Você gostaria de saber quais tipos de clientes possui e como se comunicar com eles? Então adote uma régua de cobrança no seu escritório contábil.

Régua de Cobrança

Você possui um sistema de gestão? Se sim, provavelmente conhece a base de clientes que tem. Independente de ter ou não, certamente sabe a quantidade de pessoas a quem fornece serviços.

A régua de cobrança pode ser utilizada por quem possui um sistema ou ainda não o tem. Além disto, ela pode ser automatizada. Seu propósito é voltado à definição de como ocorrerá o processo de cobranças.

Para fazer esta definição, primeiramente, é válido segmentar seus clientes: quais sempre pagaram seus honorários corretamente? Quais deixaram de pagar um vez ou outra? Quais estão inadimplentes a mais de três meses?

Divida esses dados em colunas diferentes na sua base de dados ou mesmo em uma planilha.

Uma vez que a base de dados está segmentada, você poderá automatizar ou planejar o envio manual das mensagens que serão direcionadas a esses clientes. Para isto, é importante saber qual canal de comunicação é mais adequado tanto para você quanto para eles. Exemplo: e-mails, SMS, aplicativo no celular, dentre outros itens.

Vale a pena lembrar: ao prestar serviços, obtenha telefones, e-mails e dados verídicos referentes aos seus clientes. Quanto mais dados possui, mais fácil fica para manter uma comunicação com o cliente e, consequentemente, reduzir a inadimplência no seu escritório contábil.

Tipos de mensagens que podem ser enviadas após segmentar sua base de dados: e-mails informando que dia haverá a cobrança – ou o vencimento – do serviço, até quando será o prazo para pagamento, etc. Caso alguém não realize o pagamento nestes prazos, envie também um e-mail informando que passou a data de vencimento.

Obs.: Nestes e-mails é válido adicionar seu telefone comercial e o endereço eletrônico do empreendimento em que atua, para que o cliente possa se comunicar com alguém do escritório em caso de problemas.

Uma vez que você pensou sobre como será todo o processo de cobrança – desde a segmentação até as estratégias de cobrança e comunicação com o cliente -, é possível definir sua régua de cobrança, delimitando, por meio dela, as datas de envio dos lembretes, dentre outras coisas.

Dica: faça download da planilha referente a régua de cobrança ou crie uma você mesmo.

Vale salientar que essa planilha é bem básica e deve ser complementada de acordo com suas necessidades. Ela pode ser preenchida manualmente, a fim de controlar as estratégias de cobranças que são utilizadas com seus clientes.

Observação: geralmente a régua de cobrança é feita pelo próprio sistema, de forma automatizada, sem a necessidade utilizar planilhas. Então, nesse caso, você só precisaria pensar nas estratégias de envio das mensagens para seus clientes, no modelo dessas mensagens, etc.  Sem se esquecer, claro,  das especificidades dos clientes.

Caso clientes não paguem um boleto e persistam na inadimplência, é possível fazer o protesto de boleto. Vale a pena pesquisar sobre o tema.

Última dica: para saber mais sobre as rotinas de um escritório contábil, clique aqui e assista o nosso curso.

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