Home Office: Como ser mais produtivo?

O Home office ou trabalho remoto, oferece muitos benefícios aos que o praticam, incluindo flexibilidade de horários e de agenda, economia de dinheiro em locomoção e ainda a possibilidade de começar o seu negócio próprio sem despesas imediatas. Contudo, ser bem sucedido e produtivo trabalhando em Home Office requer criar um local propício que promova eficiência em um ambiente não tradicional de trabalho.

Se você já tentou ou está querendo ser mais produtivo trabalhando Home Office, neste artigo você aprenderá como aumentar a sua produtividade no Trabalho Remoto.

Mas antes de mais nada deixa eu te mostrar a relevância e o crescimento do Home Office no Brasil e no mundo.

Crescimento do Home Office

Em um estudo publicado pela Global Workplace Analytics, 5 milhões de funcionários (representando 3,6% de toda a força de trabalho dos EUA) trabalham em casa por pelo menos metade do tempo. O número de funcionários regulares de teletrabalho (excluindo os trabalhadores Autônomos) cresceu 173% desde 2005. O número de empregadores que oferecem uma opção de trabalho em casa cresceu 40% nos últimos 5 anos.

Até 2028, outro estudo estima que 73% de todos os departamentos terão trabalhadores remotos. E ainda dois terços dos gerentes que oferecem flexibilidade de teletrabalho relatam que os funcionários que trabalham em casa são em geral mais produtivos.

Já no brasil, em um levantamento divulgado pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), a quantidade de pessoas trabalhando na modalidade Home Office teve alta de 44,4% desde que se teve início a pesquisa em 2012. E que no ano de 2018, 3,7 milhões de brasileiros trabalhavam dentro de casa.

Já em uma pesquisa realizada pela Sobratt e Gcontt, mostra que também no ano de 2018, 45% das empresas adotavam o home office, e 15% das companhias ouvidas estavam planejando a implementação do trabalho a distância. Nesse estudo foram ouvidas 350 empresas, empregadoras de mais de 59 mil pessoas.

Pesquisas mostram ainda que a produtividade é maior em funcionários que trabalham em home office. O que vale lembrar que home office não é necessariamente um trabalho em casa, mas é aquele trabalho feito fora do ambiente formal de trabalho, o que pode significar trabalhar por exemplo em uma cafeteria.

O que a Lei Brasileira fala sobre o Home Office

No Brasil, o trabalho à distancia tem regulamentação legal no artigo 6º, combinado ainda com os artigos 4º e 83, todos da CLT, reforçados pela súmula 428 do TST (Tribunal Superior do Trabalho).

Em 2011 a lei 12.551 alterou o artigo 6º da CLT (Consolidação das Leis do trabalho), dispondo que “Não se distinguem entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego.”

Mas vale ressaltar que a prestação de serviços na modalidade de teletrabalho deverá constar expressamente do contrato individual de trabalho, que especificará as atividades que serão realizadas pelo empregado.

Poderá ser realizada a alteração entre regime presencial e de teletrabalho desde que haja mútuo acordo entre as partes, registrado em aditivo contratual.

A CLT traz ainda que “As disposições relativas à responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, serão previstas em contrato escrito.”

HOME OFFICE: Como estruturar?

1. Projete o seu espaço de trabalho com a Produtividade em mente.

Prepare um local adequado para trabalhar, se possível um espaço exclusivo. Tente ficar fora da zonas de movimento da casa. Um lugar com privacidade, o que é especialmente importante se você divide a casa com crianças ou outros adultos. É importante para a concentração, mas essencial em casos de eventuais telefonemas ou videoconferências.

Delimitar o seu espaço de trabalho é importante para treinar o seu cérebro, estimular um comportamento e gerar o hábito de trabalho em casa.

A Iluminação é um fator importante, as janelas e a exposição à luz do dia podem afetar o bem-estar físico e mental dos trabalhadores de home office. O trabalho em um espaço com luz natural pode reduzir dores de cabeça e fadiga ocular, permitindo que você seja mais produtivo no dia a dia e mais saudável a longo prazo.

2. Separe um Horário definido e programe-se para efetivamente trabalhar.

O horário não precisa necessariamente ser o mesmo do trabalho em ambiente formal de trabalho, mas precisam ser as mesmas quantidades de horas. Organize-se para estar em seu espaço de trabalho no horário definido e efetivamente trabalhar a quantidade de horas necessária.

Não deixe coisas relativas à casa se infiltrar e atrapalhar a sua rotina de trabalho. Ficar o dia todo em casa pode fazer com que você queira organizar coisas relacionadas a casa, como uma roupa suja para lavar ou um armário para organizar, contudo esta é uma forma de distração do trabalho. Então horário de trabalho, é para trabalhar. Aquele objeto fora do lugar pode esperar algumas horas.

3. Organize o ambiente de trabalho antes de começar a executar as atividades.

Tenha certeza de que em seu posto de trabalho tem tudo o que você precisa para executar suas atividades. Como computador, internet, telefone, calculadora, água, entre outros.

Pois se cada vez que você precisar de alguma coisa, ter que levantar para buscar ou procurar, acaba sendo uma distração e um tempo de foco perdido, o que prejudica a sua produtividade. Portanto, organize o seu ambiente de trabalho antes de começar.

4. Faça pausas programadas.

Pausas programadas permitem que você faça uma gestão do tempo mais assertiva e é ideal para aqueles que têm dificuldades para se concentrar.

Uma dica é a utilização da Técnica pomodoro, que consiste em cronometrar e focar totalmente no que está executando até que chegue o momento de sua pausa. Com o auxílio de seu celular ou de um cronometro, foque em seu trabalho e não pare de realizar essa tarefa por exatos 25 minutos. Quando acabar o tempo, descanse por cinco minutos (você pode ir até o banheiro, olhar o celular ou apenas relaxar, por exemplo). Depois, volte à tarefa e fique mais 25 minutos e assim sucessivamente. Após completar quatro vezes desse ciclo, aumente seu descanso para 30 minutos. Depois, volte e repita o processo até realizar, novamente, quatro etapas.

5. Mesmo estando em casa, vista-se para o trabalho.

Tomar banho e trocar suas roupas, embora pareça óbvio e higiênico, está relacionado com a criação do hábito. Não necessariamente um terno ou jeans, mas tirar o pijama da noite anterior faz com que você se sinta um adulto funcional.

6. Crie um sistema de comunicação em casa.

Isto é importante para que sua família saiba que você está ocupado e trabalhando, para que não seja interrompido o tempo todo.

Como exemplo você pode imprimir a sua agenda do dia e deixar visível, em algum lugar onde quem queira te contatar saiba se você está em alguma tarefa importante ou não. Ou então algum sistema de cores com post-it, onde você cole na tela do seu computador por exemplo cores verde, amarelo e vermelho.

O importante é que a comunicação seja eficaz, e que as interrupções não atrapalhem.

7. Cuidado com o uso das redes sociais.

Limite o uso do celular aos seus períodos de descanso (Técnica Pomodoro). Deixe o celular no silencioso e use funções como a “soneca” para que não seja interrompido a todo momento por uma notificação.

8. Programe reuniões presenciais ou videoconferências periódicas.

Caso seu trabalho seja 100% home office, programe reuniões presenciais periódicas. Se não for possível, faça vídeo conferências com sua equipe com alguma frequência.

Isto é importante para fortalecer as relações interpessoais, aumentando assim o engajamento da equipe e também o senso de pertencimento.

9. Método Kanban

Também conhecido como método de gestão visual, o método Kanban cria para você e também para as pessoas que convivem com você o que precisa ser feito e o que foi finalizado.

Ele é um sistema utiliza cartões de cores diferentes ou tamanhos diferentes para designar e especificar tarefas, separando em colunas o que tem a fazer, o que está sendo feito e o que foi concluído.

O método Kanban também é eficaz também no sentido de elencar as tarefas que exigem mais concentração e dedicação. Dessa forma nos horários onde você tem mais facilidade de concentração, período onde você está mais produtivo, colocar neste período atividades que produzam mais resultado. Assim poderá ser mais produtivo e produzir mais bem estar.

O que utilizar na prática, para facilitar o Home Office

O Home Office não elimina a função de controle do gestor da empresa. Sem controle não há gestão. Com o auxílio de Aplicativos e Ferramentas digitais, o controle de tarefas, e a gestão da empresa como um todo é facilitada quando o assunto é Teletrabalho.

Pensando nessa facilidade, separei alguns aplicativos que podem ser úteis para você:

– Trello

– Evernote

– Google Docs

– Cefis

– Outlook (não apenas e-mail. Agendamento de tarefas, calendários compartilhados)

– Agendas compartilhadas (Google e Apple)

Caso você deseja aprender ou se atualizar sobre o tema eu recomendo que você assista Gratuitamente o Curso Home Office.

Vantagens e desvantagens do Teletrabalho

Os benefícios oferecidos pela utilização do Home Office não se limitam ao colaborador, mas também às empresas e à sociedade. A Sobratt (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades) destaca os seguintes pontos:

Para a empresa:

• Reduz as despesas com as instalações físicas, como aluguel e despesas correlatas
• Melhora a produtividade e a competitividade
• Reduz a rotatividade de pessoal e o Absenteísmo
• Melhora a atração e retenção de talentos
• Melhora o clima organizacional
• Reforça a imagem institucional da empresa
• Estimula e facilita a atração, retenção e inclusão de Pessoas com Deficiência
• Oferece segurança em situações contingenciais que podem dificultar o deslocamento dos colaboradores, como manifestações, greves em setores públicos, enchentes, grandes acidentes, etc.

Para os colaboradores:

• Melhora a qualidade de vida, ampliando oportunidades para lazer, saúde e convívio familiar.
• Mais opções no mercado de trabalho para Pessoas com Deficiência
• Reduz o tempo de locomoção, o estresse e os gastos com refeições, vestimentas, maquiagem, uso do veículo próprio, etc., decorrentes de deslocamentos.
• Aporta tempo para outras atividades, como estudo, aperfeiçoamento e qualificação, permanência com a família, atividades físicas, maior repouso, etc.
• Reduz os riscos com contágio de doenças, acidentes do trabalho, violência no trânsito e afastamentos.

Para a comunidade:

• Melhora as condições de mobilidade urbana, diminuindo o número de viagens, reduzindo o numero de veículos e congestionamentos
• Reduz os gastos com combustíveis
• Reduz as emissões de gases do efeito estufa
• Reduz a emissão de poluentes tóxicos, diminuindo a poluição urbana e consequentemente os gastos públicos com saúde
• Reduz os níveis de ruído urbano e consumo de energia
• Promove um desenvolvimento regional mais equilibrado, ampliando as condições de contratação de moradores em áreas mais afastadas dos centros industriais e comerciais e incentiva o consumo nessas localidades.

 

Um estudo estima que os funcionários economizem entre US $ 2.500 e US $ 4.000 por ano trabalhando em casa na metade do tempo. Essas economias se devem principalmente a custos reduzidos de viagens, estacionamento e alimentação. E em termos de tempo, um teletrabalhador de meio período economiza o equivalente a 11 dias úteis por ano no tempo que gastaria no trabalho.

Contudo, vale observar que podem sim ser encontradas algumas desvantagens, que podem ser em poucas palavras as seguintes.

Desvantagens:

– Dificuldade em manter rotinas e padrões;

– Excesso da carga de trabalho, exceder os horários estabelecidos com o trabalhador;

– Tendência ao isolamento e distanciamento da equipe. Perde a sensação de pertencimento do grupo, perde produtividade e engajamento;

– Interferência de assuntos domésticos (desfocar).

#DICA

Uma citação pertinente sobre esse assunto é:

“O analfabeto do século XXI não será aquele que não consegue ler e escrever, mas aquele que não consegue aprender, desaprender e reaprender” (Alvin Toffler)

O conceito de Reaprender pode ser entendido como deixar para trás aquilo que costumava funcionar antes e trabalhar para entender o que é necessário para a próxima fase.

O mundo tem caminhado para um uso cada vez maior da Inteligência Artificial. E o Home Office é um meio do trabalho se adaptar ao novo mundo tecnológico no qual vivemos.

Se você ainda deseja expandir ainda mais seu conhecimento sobre o assunto recomendo Assistir Gratuitamente Curso de Gestão de Equipes Remota, Curso de Gestão do Tempo, Curso de Inteligência Emocional, entre outros.

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