Escrituração Contábil

Existem diversos métodos de escrituração contábil. A escrituração é o registro cronológico e específico da natureza de todos os fatos que ocorrem na empresa. Uma empresa sem Contabilidade é uma entidade sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento.

Qualquer tipo de empresa, independentemente de seu porte ou natureza jurídica, necessita manter escrituração contábil completa, para controlar o seu patrimônio e gerenciar adequadamente os seus negócios, com exceção do “pequeno empresário”, na forma definida no “Estatuto da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte”.

A ITG2000(R1) (R1) – Escrituração Contábil trata dos critérios e procedimentos a serem adotados quando da elaboração da escrituração contábil, da guarda e manutenção de documentação e arquivos contábeis e da responsabilidade do profissional contábil, e deve ser adotada por todas as entidades, independente de sua natureza jurídica ou do seu porte – sem prejuízo de outras normais eventualmente aplicáveis.

Quem pode realizar a escrituração contábil?

“A escrituração contábil, emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são, por óbvio, atividades privativas do profissional de contabilidade regularmente inscrito no Conselho de Classe, tanto por força desta norma, quanto por força de Lei, e qualquer um que pratique esses atos, em não sendo profissional contábil e ou sem a sua supervisão, comete crime de exercício ilegal da profissão”.

O que diz a norma contábil?

Segundo a norma, a escrituração contábil precisa atender basicamente aos seguintes requisitos:

• Ser escrita em idioma nacional;
• Expressar valores em moeda corrente do país;
• Respeitar a ordem cronológica dos fatos contábeis registrados;
• Possuir base documental que fundamente o lançamento (origem interna ou externa) ou, na sua falta, elementos que comprovem a ocorrência do fato registrado.

Itens importantes:

• É vedado que possua rasuras, emendas, espaços em brancos ou outros artifícios que possibilitem eventual fraude nos registros; e
• Deve obedecer à forma do lançamento contábil.

Formalidades

A escrituração Contábil tem como características: registrar em livros ou registros auxiliares, organizar, demonstrar, analisar e acompanhar as modificações do patrimônio em um determinado período, em virtude da atividade econômica ou social que a empresa exerce no contexto econômico de forma Administrativa (controlar o patrimônio das entidades e prestar informações), e Econômica (apurar o Lucro ou Prejuízo em um determinado período).

Com a Lei 11.638/07, foi criada a possibilidade de segregar a escrituração mercantil, da escrituração tributária.

Quanto à forma, o lançamento contábil em si precisa atender aos seguintes critérios: número de identificação do lançamento; a data do fato contábil; conta devedora; conta credora; histórico que descreva a essência econômica da transação registrada; e o seu valor contábil. No caso de lançamento múltiplo é preciso ainda que haja informação ou referência que permita identificar todos os elementos que integram o mesmo lançamento.

No caso de um lançamento contábil ser registrado com erro, para evitar rasuras, emendas e afins, que como visto são vedados pela legislação, a Norma Contábil prevê um processo técnico pelo qual esse erro deve ser corrigido. A este processo chamamos: Retificação de Lançamento Contábil.

As técnicas de retificação são: o estorno, processo pela qual se faz o lançamento inverso àquele feito de maneira equivocada; a transferência, que consiste na transposição do registro para a conta adequada; e a complementação, que como o próprio nome adianta, complementa o registro anterior, aumentando ou reduzindo o valor anteriormente registrado.

Seja qual for a técnica adotada, quando da sua utilização, seu histórico deverá identificar o motivo da retificação, as datas efetivas das ocorrências, a localização do lançamento de origem e o motivo do registro intempestivo.
Todos lançamentos devem ser reunidos e assentados em livros próprios, digitais ou não, cujos principais são o Livro Diário e o Livro Razão.

Regra geral, os livros em formato físico precisam ser encadernados com folhas numeradas sequencialmente em ordem crescente, possuir termos de abertura e encerramento assinados pelo representante legal da entidade e pelo profissional contábil responsável pela escrituração e devem ser levados a registro no órgão de registro público competente.

Já no caso dos livros em formato digital não se fala em termos de abertura e encerramento ou de folhas numeradas, a assinatura deve ser digital, também pelo representante legal da empresa e pelo profissional contábil responsável pela escrituração, e o registro público do mesmo só é necessário em caso de lei específica que o obrigue.

Livro Diário

O Livro Diário é o livro onde são lançados todos os fatos contábeis (transações, operações ou quaisquer fatos que provoquem variação patrimonial na entidade) e os seus lançamentos devem obedecer a ordem cronológica, ser individualizados, claros e fazer referência ao documento probatório que o motiva.

O Livro Diário poderá ser escriturado por meio digital ou não digital, obedecendo os preceitos já citados, e ainda: adotar o registro “Balancetes Diários e Balanços”, para o caso de serem gerados por meio de fichas ou folhas soltas, e para o caso de escrituração digital, embora não haja necessidade da sua impressão e encadernação, é obrigatório que a entidade guarde o seu backup devidamente autenticado.

Caso a entidade possua matriz e outras unidades operacionais, como filiais ou agências, a entidade poderá, a seu critério, optar por escrituração contábil descentralizada, que deverá permitir a identificação das transações particulares de cada uma das unidades, entretanto, toda a escrituração deverá obedecer ao mesmo grau de detalhamento e integrar um único sistema contábil, inclusive, com a consequente eliminação das contas recíprocas entre quaisquer das unidades entre si e ou com a matriz, quando da elaboração das demonstrações contábeis da entidade.

Livro Razão

Não há necessidade de registro do Livro Razão. Entretanto, o mesmo deve conter termo de abertura e encerramento, com a assinatura do contabilista e do responsável pela empresa.

Os demais livros auxiliares (como de entradas de mercadorias, livro de apuração do ISS, etc.) devem ser registrados de acordo com a legislação de fiscalização do respectivo órgão fazendário ou legal que determine a sua obrigatoriedade.

Neste ponto, cumpre destacar que as Demonstrações Contábeis, devidamente assinadas pelo representante legal da entidade e pelo profissional contábil, devem integrar o Livro Diário de todas as entidades.

Por fim, nem por isso menos importante, cabe alertar que o documento contábil hábil a sustentar o registro contábil é todo e qualquer documento, livro, registro ou papéis, de origem interna ou externa, que sustentam e comprovam a ocorrência de determinado fato contábil e são revestidos das características intrínsecas ou extrínsecas definidas pela Lei, pela Técnica ou Norma Contábil, ou aceitos pelos usos e costumes.

Estes documentos podem ser digitais ou físicos, neste último caso, podendo ainda ser digitalizados e arquivados em meio digital, mas para que tenham efeito e valor contábil, devem ser assinados pelo responsável legal da entidade e pelo profissional contábil responsável pela escrituração, e posteriormente submetidos a registro público.

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