Gestão de Tempo: Como ser produtivo e gerenciar minha rotina?

A Gestão de Tempo é um tema recorrente nos últimos anos, mas… Você sabe por que ainda não estamos aplicando ela no dia a dia?

Segundo pesquisas realizadas pela Organização Internacional do Trabalho, o brasileiro trabalha em média, 2.023 horas por ano, enquanto nos outros países esta média é bem menor:

• EUA: 1.790 horas por ano.
• França: 1.479 horas por ano.
• Alemanha: 1397 horas trabalhadas por ano, em média.

Apesar de trabalharmos mais, esse número não reflete em mais produtividade para as empresas. Tendo isto em vista, neste post você irá aprender o que é gestão de tempo e como aplicá-la na prática, além de conferir várias dicas de ferramentas que podem ajudar no gerenciamento de rotina.

Gestão de Tempo e Produtividade: onde começa?

Na escola, as crianças são ensinadas a registrar seus afazeres em uma agenda e a cumprir prazos para entregar tarefas. O ensinamento dos professores é o mesmo para todos, mas cada um irá absorver e aprender o conteúdo de maneira individual, em seu próprio tempo.

Em contrapartida, o tempo é um recurso escasso. Na sala de aula, é preciso ser produtivo em um período de 4h a 8h, enquanto fora dela é necessário conciliar suas tarefas e os estudos com as obrigações e compromissos pessoais.

Se você perceber bem, este cenário é bem parecido com o mundo empresarial, não é mesmo? A verdade é que a gestão de tempo está associada à produtividade e ao ambiente empresarial, mas desde crianças já temos de lidar com prazos e, mesmo que involuntariamente, gerenciamos nossas rotinas diárias.

Pessoas como Bill Gates, Elon Musk e Vicente Falconi sabem a importância de um Gerenciamento de Rotina eficaz. Também sabem como alocar suas tarefas, baseando-se em metas ou prioridades, para começar o dia com foco.

E os benefícios de gerir o próprio tempo, seja da vida profissional ou pessoal, são muitos. Mas não é fácil aplicar uma rotina na prática. É necessário disciplina, coragem e até mesmo uma boa inteligência emocional.

Fato é, que após a criação e planejamento de um rotina, um dia de trabalho pode ser otimizado, gerando resultados mais satisfatórios, tudo graças à Gestão de Tempo. Quer entender por onde começar? Então continue com a leitura e siga nossas dicas!

Dicas de Gerenciamento de Rotina

Além da disciplina, algumas técnicas e ferramentas podem te auxiliar no gerenciamento do tempo e da sua rotina. Confira aplicativos que podem ser utilizados para o Gerenciamento de Tarefas:

• Trello: esta ferramenta é popular para quem trabalha com Gestão de Projetos, mas pode ser utilizada por todos – tanto para fins pessoais, quanto profissionais. Através dela, é possível fazer checklists diários, criar tarefas e estabelecer prazos para entrega de projetos.

• Runrun.it: considerado um “gerenciador de projetos e tarefas”, esta ferramenta é muito utilizada por empresas para criar atividades com prazos específicos aos funcionários e por meio dela medir o tempo que os seus funcionários gastam para realizá-las.

• Toggl: segundo o próprio site deste produto, o Toggl trata-se de uma ferramenta de produtividade que funciona em todos os seus dispositivos. Ou seja, é possível registrar suas tarefas diárias (até mesmo as da sua equipe!) e fazer um controle de horas para cada atividade realizada. Vale salientar, no entanto, que esta ferramenta é paga.

• Todoist: esta ferramenta promete ajudar as pessoas a se organizarem. Através dele, é possível registrar tarefas e subtarefas que você realizará no dia. Segundo o site do Todoist, as tarefas podem ser adicionadas e organizadas rapidamente com esta ferramenta, que também fornece gráficos e relatórios em que você pode medir seu progresso.

• CEFIS: no Plano Corporativo, os assinantes premium da CEFIS podem criar uma equipe e gerenciar tarefas para cada um. Após cadastrar os membros na equipe, é possível abrir tarefas para eles assistirem cursos da CEFIS em prazos específicos. Posteriormente, o administrador da equipe poderá ver relatórios com desempenho dos membros da sua equipe, gerenciando o conhecimento de todos.

Anotou as dicas? Isso é bom! Mas não basta apenas fazer o download destes aplicativos se não existe uma rotina clara na sua mente e da sua equipe – seja uma rotina com as tarefas que irá realizar no dia, semana, ou mês. No vídeo abaixo, o Professor Daniel Vieira fala sobre as quatro Regras para Gestão de Tempo:

Ao aplicar essas regras, será possível planejar seu tempo da melhor maneira. E, quando se fala em planejamento, algumas ferramentas e metodologias ágeis podem ser utilizadas. Dentre elas, é válido citar:

• Google Calendar: com o calendário do Google, você pode registrar tudo o que precisa fazer no dia, colocar anotações referentes a cada atividade e separá-las por cores!
• Kanban: trata-se de um “quadro” dividido em algumas colunas. Nele, você colocará quais atividades irá fazer no mês, registrando também quais já está fazendo, as que foram aprovadas e as atividades que já foram concluídas. Uma dica: para começar, você pode fazê-lo através de post-its.
• Scrum: esta metodologia ágil é dividida em fases que são chamadas de “sprints”. Cada sprint dura no máximo 15 dias e tem estórias que precisam ser concluídas. Cada estória é composta por várias atividades, que devem ser concluídas para que a estória do sprint seja finalizada no prazo correto. Dica de leitura sobre o tema: Livro “SCRUM: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”.

E aí, gostou das nossas dicas? Então lembre-se: além da rotina e do tempo, você precisa estar disposto(a) a mudar antigos hábitos para gerenciar seu tempo de maneira eficaz.

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