Auditoria Trabalhista: O que é? Relações com Auditoria Interna?

Auditoria Trabalhista: o que é? Quais os Passos para realizar uma ?

De acordo com Willian Attie, uma Auditoria Trabalhista tem como finalidade a exploração e análise das atividades que ocorrem em um estabelecimento.

O auditor ampara gestores e outros profissionais no desempenho de suas obrigações, além de promover análises, recomendações e assessoria ao negócio examinado.

Segundo IBRACON, Instituto dos Auditores Independentes do Brasil, cerca de mais de 25 mil auditorias são realizadas no país anualmente – um número extremamente baixo, se considerar que:

Para se ter noção, em 2019, mais de 22 mil processos foram abertos por colaboradores devido a problemas com o pagamento de horas extras, segundo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

No ranking a seguir, disponibilizado pelo TST, é possível ver alguns dos temas recorrentes nos processos abertos anualmente:

A inconformidade no pagamento das horas extras ocupa o primeiro lugar no ranking, mas poderia ser facilmente evitada com a realização de uma auditoria trabalhista nas empresas.

Aplicada internamente, este tipo de auditoria requer um profissional que irá analisar a exatidão de documentos e registros trabalhistas, tais como: folha de pagamento, horas extras, aviso de férias, descanso semanal remunerado (DSR), vale-transporte, 13º salário, folhas de pontos, dentre outros itens.

Ao contratar um Auditor do Trabalho, o objetivo do gestor volta-se para:

• Blindar a empresa de possíveis passivos trabalhistas;
• Auto verificação da situação da empresa;
• Criação de um controle de qualidade nas rotinas e atividades realizadas pelo Departamento Pessoal (DP) ou Recursos Humanos (RH);
• Entre outras finalidades.

Se você busca saber mais sobre o que é auditoria, os tipos em que se dividem, normas que as regulamentam e como funciona o processo de auditoria trabalhista, basta continuar a leitura!

Auditoria Trabalhista

As auditorias, no geral, funcionam como procedimento de prevenção para empresas que não querem ser autuadas e buscam seguir a legislação vigente.

Engana-se quem acredita que são realizadas para descobrir fraudes e culpar colaboradores pelos problemas de um negócio. O intuito é completamente diferente: na auditoria trabalhista, por exemplo, é Papel do Auditor elaborar um relatório com recomendações para melhorias na empresa.

Esse profissional também relata possíveis erros ou inconformidades nos documentos e registros da empresa e faz considerações para solucioná-los posteriormente.

Exemplo: durante o processo de auditoria interna, o Auditor irá conversar com funcionários do Departamento Pessoal ou Recursos Humanos (RH) e acompanhar suas rotinas. Depois, irá coletar os documentos relevantes desses setores e analisar se tudo está certo: desde os cálculos trabalhistas, até documentos de admissão e demissão, por exemplo.

Caso alguém tenha esquecido de preencher um campo nesses documentos ou salvado um arquivo de maneira incorreta, o Auditor irá descrever isto no relatório e apontar como corrigir o problema posteriormente, sem julgamentos ou responsabilização de “culpados”.

Tipos de Auditoria

Antes de continuar explicando sobre como funciona o processo de uma auditoria trabalhista e o papel de quem a realiza, é importante saber que existem, basicamente, três tipos de auditoria:

• Interna;
• Por fornecedor;
• Externa;

Na Resolução CFC nº 560/1983 (Art. 3º), está descrito que as Auditorias Internas e Operacionais, assim como as Externas Independentes, são atribuições privativas dos profissionais de contabilidade – ou seja, para se tornar um auditor é preciso ter formação em Ciências Contábeis e ter passado no Exame de Suficiência do CFC, no mínimo.

Depois de formado e aprovado no exame, será preciso investir em treinamentos para passar na prova de auditor – também conhecida como Exame de Qualificação Técnica. Dentre os tópicos estudados para o exame, estão:

• Legislação Societária;
• Legislação e Ética Profissional;
• Normas Brasileiras de Contabilidade;
• Legislação e Normas do Sistema Financeiro Nacional;
• Língua Portuguesa Aplicada;
• Dentre outros temas.

Se você busca estudar sobre algum deles, aqui vai uma dica: a CEFIS tem vários cursos sobre assuntos que caem no Exame. Mas, além desses tópicos, vale destacar as Normas Brasileiras de Auditoria, que são fundamentais para a prática e o processo de execução de uma auditoria.

Normas Brasileiras de Auditoria

Existem várias normas para os auditores. Dentre as mais populares, estão:

• NBC P1: documento que fala sobre os honorários do auditor, dentre outros temas;
• NBC T 11: abrange o Auditor Independente das Demonstrações Contábeis;
• NBC TA: norma sobre Auditorias Externas;
• NBC TI 01: norma sobre as Auditorias Internas.

Não menos importante do que essas diretrizes, está a certificação na ISO 9001 e a ISO / TS 220003: 2013. Esta última explica sobre o cálculo do tempo para realização de uma auditoria – para se ter uma breve ideia, trata-se de um prazo que pode variar de acordo com a categoria de uma empresa, tamanho, quantidade de funcionários, etc.

Em nosso Curso sobre Auditoria Trabalhista, o professor Jefferson Dantas ainda ressalta que ela deve ser aplicada em um período entre os dias 08 e 24 do mês, possibilitando assim, um relacionamento melhor com o Departamento Pessoal:

Desse modo, haverá tempo para os colaboradores desse setor realizarem eventuais correções nos documentos que o Auditor apontar como necessário – afinal, esse profissional irá analisar o DP (ou RH) e auxiliá-los em diversas questões: desde as burocráticas e técnicas, envolvendo registros contábeis e cálculos na folha de pagamento, até as mais simples, como formas para modernizar o controle da folha de ponto.

O que a Legislação diz sobre auditorias?

Com a Lei 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, temas como Compliance e Governança Corporativa ficaram em evidência. Com isso, tornou-se ainda mais importante realizar auditorias nas organizações, sejam internas ou externas.

A Lei 11.638/2007 fala sobre os critérios que obrigam certas empresas a passarem por auditorias ou não. As externas, por exemplo, são obrigatórias para instituições financeiras, empresas de capital aberto e as empresas de maior porte (seguindo o proposto na Lei 6.404/1976).

Nestes casos, os sócios, acionistas e Governo ficam a par das movimentações que ocorrem nos vários estabelecimentos do país, colaborando para transparência de dados financeiros, dentre outros tipos.

Processo da Auditoria Trabalhista

Como já foi abordado anteriormente, este tipo de auditoria é realizado no ambiente interno de uma empresa, por um profissional devidamente qualificado para o cargo.

O intuito de sua contratação é voltado para ações preventivas em uma empresa. O Auditor irá analisar questões legais, documentos trabalhistas e previdenciárias de um negócio, propondo soluções para possíveis erros que forem identificados, controles que requerem melhorias, etc.

Cálculos da folha de pagamento, rotinas trabalhistas e trâmites do Departamento Pessoal (DP) ou Recursos Humanos (RH) são apenas alguns dos itens que são analisados durante o processo de trabalho deste profissional.

Não existe uma regra que determina as fases ou etapas da auditoria trabalhista. Resumidamente, são estas:

– Abordagem inicial: neste momento, o auditor irá conversar com o proprietário da empresa para saber mais sobre o negócio, seus departamentos e as atividades realizadas por funcionários envolvidos com o Departamento Pessoal ou Recursos Humanos.

– Reunião: após a conversa inicial, é importante se apresentar para outros colaboradores da empresa, principalmente para os que irão auxiliar com a entrega de documentos trabalhistas.

– Período de execução: neste momento, é preciso coletar documentos do DP ou RH e acompanhar a rotina dos profissionais nestes departamentos. Uma vez que já foi recebido os arquivos relevantes para análise e observado como é a rotina, processos e controles dos colaboradores que atuam na área trabalhista, começa a análise.

Tudo que for visto deve compor o relatório de auditoria. Em caso de erros notados, devem ser colocados posteriormente no relato, assim como as recomendações para corrigi-los e bases legais da qual se embasam.

– Controle de realização: após análise, o Auditor irá controlar a realização das correções que devem ser feitas.

Abaixo, um exemplo de checklist que pode ser apresentado aos próprios colaboradores, para realizarem essas recomendações:

– Reunião crítica: uma vez que já foram comentadas e realizadas algumas correções nos documentos, é feita uma reunião final, para comentar sobre o conteúdo do que estará presente no relatório da auditoria. Perguntas e sugestões são bem-vindas por parte dos colaboradores ao auditor.

– Relatório final: neste momento, será entregue o documento que relata sobre todo o processo de auditoria, desde o levantamento de dados, até as considerações finais, com matérias de pesquisa mostrando o que estava errado e como deverá ser corrigido.

Uma vez que este documento é entregue, tem-se fim o processo de auditoria interna. É recomendado um acompanhamento e monitoramento da empresa após a realização da mesma, para confirmar que as correções foram aplicadas e os erros antigos não persistem. Algumas visitas técnicas, por exemplo, podem ser agendadas posteriormente.

Se você tem interesse no processo de Auditoria Trabalhista, Assista Gratuitamente o Curso Auditoria Trabalhista.

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