eSocial: entenda o que é e como funciona

Desde a criação do eSocial no ano de 2014, várias mudanças ocorreram para garantir a implementação desse sistema.

Para tirar todas as suas dúvidas sobre este assunto, neste artigo você descobrirá o que é o eSocial, quem deve aderir e como ele será implementado.

O que é eSocial

Criado por meio do Decreto nº 8373/2014, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas  – eSocial é um sistema informatizado da Administração Pública, onde os empregadores poderão comunicar ao governo, de forma unificada, todas as informações relativas aos trabalhadores.

Para que serve o eSocial

Desenvolvido para escriturar digitalmente todas as informações relacionadas ao trabalhador — como folha de pagamento, seguridade social e demais obrigações fiscais, o eSocial se tornou um dos braços do sistema SPED.

Este sistema surgiu para substituir gradualmente obrigações como o CAGED, RAIS e SEFIP, e, portanto, reduzir o envio repetitivo e excessivo de informação, em virtude da unificação dos dados trabalhistas, tributários e previdenciários das empresas brasileiras.

Nesse sentido, o sistema permite eliminar potenciais discrepâncias nos registros relacionados aos empregados e nos números de identificação fiscal — como CPF e NIS (NIT / PIS / PASEP) —, impedindo informações incorretas nos registros de admissões e demissões.

Vale destacar que as obrigações do empregador não mudam, simplesmente passam a ser consolidadas em um único sistema eletrônico.

Na prática, isso significa que as empresas continuarão enviando informações ao governo federal periodicamente, a diferença é que agora isso será feito em um único caminho, que é a plataforma digital do eSocial.

Com isso, dentre outras vantagens do eSocial, podemos destacar:

• A garantia de direitos previdenciários e trabalhistas.
• A facilidade de prestar informações sobre obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, pois ao transmiti-las em conjunto, o sistema reduz a burocracia e facilitar o cumprimento das obrigações dos empregadores.

Obrigações acessórias

Confira a seguir a lista de obrigações acessórias que passaram a ser unificadas no eSocial:

• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF);
• Guia da Previdência Social;
• Folha de pagamento;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF).

 

Quem deve aderir

A adesão ao eSocial se tornou obrigatória desde o ano de 2018, para qualquer empresa ou pessoa física que se enquadre nos seguintes moldes:

• Pessoas físicas que contratam prestadores de serviços, inclusive empregados domésticos registrados;
• Empresas de todos os portes e segmentos que tenham funcionários com obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias;
• Empresas de Pequeno Porte (EPP), Microempresas (ME) e Microempreendedores Individuais (MEI) que têm  colaboradores.

eSocial simplificado

Desde a criação do esocial em 2014 várias mudanças ocorreram para garantir sua implementação, uma delas é o desenvolvimento do eSocial simplificado, uma nova plataforma elaborada para desburocratizar esse sistema e facilitar ainda mais o acesso à todas as informações, ainda no ano de 2021.

Dentre as mudanças ocasionadas pelo eSocial simplificado, pode-se citar:

• Diminuição do número de eventos;
• Redução do total de campos do leiaute;
• Flexibilização abrangente das regras de impedimento para o recebimento de informações
• Simplificação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
• Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (eliminação da exigência do NIS);
• Facilidade na declaração de remuneração e pagamentos.

Em virtude disso, a Receita Federal publicou o novo leiaute no fim de 2020. Este, se encontra em fase de testes e o início das operações está previsto para a partir de 0/05/2021.

Assim, o calendário de implementação do eSocial foi atualizado. Confira abaixo os novos prazos e eventos que devem ser registrados no eSocial.

 Cronograma de implantação do eSocial 2021

O cronograma de implantação do eSocial está dividido em quatro grupos. Cada um deles tem um prazo para adotar diferentes entregas por meio do sistema, confira a seguir as datas para cada um deles:

1º grupo: empresas com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 no ano de 2016:

• Tabelas: 08/01/2018;
• Não Periódicos: 01/03/2018;
• Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º);
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018;
• Substituição GFIP FGTS: data a definir;
• SST: 08/06/2021.

2º grupo: empresas com faturamento de até R$ 78.000.000,00 em 2016 e não optantes do Simples Nacional

• Tabelas: 16/07/2018;
• Não Periódicos: 10/10/2018;
• Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º);
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: data a definir;
• Substituição GFIP FGTS: data a definir;
• SST: 08/09/2021.

3º grupo: empregadores optantes do Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos:

• Tabelas: 10/01/2019;
• Não Periódicos: 10/04/2019;
• Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º);
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: data a definir;
• Substituição GFIP FGTS: data a definir;
• SST: 10/01/2022.

4º grupo: entes públicos e organizações internacionais:

• Tabelas: 08/07/2021;
• Não Periódicos: 08/11/2021;
• Periódicos: 08/04/2022;
• Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: data a definir;
• Substituição GFIP FGTS: data a definir;
• SST: 11/07/2022.

eSocial: perguntas e respostas

Qual a diferença entre eSocial e Reinf?

Conforme já mencionado, o sistema eSocial é utilizado para que as empresas unifiquem as informações sobre relações de trabalho, para apurar contribuições previdenciárias e de terceiros, que incidem na folha de pagamento ou sobre remunerações pagas, devidas ou creditadas aos contratados sem vínculo empregatício.

Já as informações prestadas via Reinf têm a finalidade de apurar retenções de INSS, serviços e cessão de mão-de-obra para compor a DIRF.

Deste modo, eles não são redundantes, pois são mecanismos complementares que, compõem informações necessárias para a retenção de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

O que mudou no do departamento pessoal das empresas e dos escritórios de contabilidade ?

As informações sobre os trabalhadores serão carregadas e transmitidas quase que imediatamente após os eventos, tais como a data da contratação, aumento salarial ou um pedido de licença, enquanto que a folha de pagamento e as informações de seguridade social serão transmitidas em uma base mensal.

Por isso é preciso repensar o fluxo de trabalho entre os departamentos e entre escritório de contabilidade e empresa. Toda essa troca de informação exige mais agilidade e precisão.

Quando os eventos devem ser informados pelo eSocial ?

O eSocial será composto de eventos, e estes possuem uma ordem para serem enviados conforme previsto na Resolução N° 1, de 20 de fevereiro de 2015. Portanto serão enviados ao eSocial primeiramente os eventos iniciais, após os eventos não periódicos e por fim os eventos periódicos.

 

Os Eventos Iniciais que tratam de informações relativas à identificação do empregador e também as suas tabelas de rubricas da folha de pagamento, lotações, relação de cargos, funções, jornadas de trabalho, etc.

Os arquivos referentes a estes eventos deverão ser enviados previamente a qualquer evento que irão utilizar estas informações.

As informações relativas aos vínculos trabalhistas e funcionais mantidos no momento do início da obrigatoriedade do eSocial deverão ser transmitidas antes do envio de qualquer outro evento até o final do 1° (primeiro) mês de sua obrigatoriedade.