Escritório de Contabilidade x Gestão de Riscos

Ter um sistema de gestão seguro (ou software contábil) nem sempre é o suficiente para evitar falhas ou ameaças em um empreendimento: também é necessário fazer um planejamento e gestão de riscos.

Esse planejamento pode envolver, posteriormente, a automatização de algumas tarefas que irão prevenir riscos, mas será preciso defini-las manualmente primeiro, compreender como o sistema irá executá-las, se é necessário que o faça, etc.

Antes de pensar em definir essas tarefas, no entanto, é válido investir um pouco de tempo pensando nos possíveis riscos que sua empresa ou escritório pode estar sujeito a passar. Para começar, faça a si mesmo as seguintes perguntas: eu sei quais são as forças e fraquezas do meu empreendimento? Qual a situação atual dele?

Se você não sabe quais são, essa é a hora de aprender técnicas, metodologias e ferramentas que vão te ajudar a esclarecer essa dúvida.

As técnicas vão ampliar sua visão sobre o cenário da própria empresa, possibilitando, dentre outras coisas, identificar os problemas que existem no modelo de negócios dela.

Sobre a pergunta feita inicialmente: você sabe como diagnosticar a situação atual da sua empresa? Quais são as forças, fraquezas, ameaças e até mesmo oportunidades que envolvem este negócio?

Para responder tal questionamento poderia ser elaborada uma Matriz SWOT, por exemplo. Ela será abordada neste artigo, juntamente com outras técnicas voltadas à análise de problemas e gestão de riscos, como: Diagrama de Ishikawa, Matriz de Riscos, etc.

Abaixo, confira os tópicos principais desse artigo:

• Gestão de riscos em escritórios de contabilidade;
• Técnicas de análise e gestão de riscos.

Gestão de riscos em escritórios de contabilidade

Durante uma leitura sobre Gestão de Riscos, talvez tenha se deparado com a norma ISO 31000. Nela, são abordados alguns dos princípios e processos que empresas e organizações podem adotar para prevenção de riscos.

A ISO define riscos como incertezas. Em um ambiente empresarial, dúvidas e incertezas devem ser mínimas.

 

É preciso que os recursos e ativos de uma empresa estejam seguros, pois isto colabora para um bom desempenho no trabalho, produtividade da equipe e, consequentemente, para a estabilidade do seu negócio.

Tendo em vista essa afirmação, como você garantiria a proteção dos ativos que são fundamentais para o funcionamento do seu escritório de contabilidade?

Uma maneira de solucionar esse problema pode ser voltada à compra de um sistema de gestão seguro, que garanta confiabilidade, mas, além dele, algumas técnicas e métodos deveriam considerados para resolver problemas e analisar cenários no contexto empresarial.

Técnicas de análise e gestão de riscos

Análise SWOT

A Análise ou Matriz SWOT é muito utilizada nas áreas de planejamento estratégico e avaliação de cenários.

Também conhecida como F.O.F.A (forças, oportunidades, fraquezas e ameaças), essa matriz possibilita visualizar qual é a situação atual de um empreendimento e permite gerenciar o que deve ser melhorado nele.

Você sabe como preencher cada quadrante dessa matriz?

Ameaças: neste espaço devem ser anotados os fatores externos que podem prejudicar o trabalho no escritório. Exemplos: constante mudança nos decretos e instruções normativas.

Uma dica para solucionar este problema: atualize-se. Existem diversos cursos online para capacitar os profissionais contábeis.

Oportunidades: fatores externos que podem impulsionar ou melhorar os serviços no escritório de contabilidade. Exemplos: parcerias com um órgão ou empresa.

Forças: fatores internos que são o ponto forte do seu empreendimento. Exemplos: escritório reconhecido no mercado, equipe atualizada, equipe competente.

Fraquezas: fatores internos que são o ponto fraco do seu empreendimento. Exemplos: equipe desatualizada, pouca variedade de serviços, atendimento demorado.

Uma vez que os quatro quadrantes são preenchidos, é possível cruzar dados entre eles, tomar decisões voltadas à eliminar os pontos fracos e transformar ameaças em oportunidades, dentre outras coisas.

O que fazer após a elaboração da Matriz SWOT:

1 – Pense em como um fator interno pode melhorar ou minimizar um externo.

2 – Faça as seguintes perguntas: como utilizar suas forças para trazer oportunidades? Como as forças podem diminuir ou eliminar as ameaças?

3- Anote as ideias e compartilhe com os gestores ou sua equipe.

4 – Compartilhem suas opiniões pensando estrategicamente.

5 – Atualize seu modelo de negócios.

Após este cruzamento de dados, você poderá gerir os problemas internos e externos do seu negócio, fazendo com que estes não se transformem em riscos.

Diagrama de Ishikawa

O diagrama possibilita o diagnóstico e a solução dos problemas que ocorrem em um empreendimento. Com o formato de uma espinha de peixe, no meio deste diagrama existe um eixo X – que representa o problema propriamente dito – e dele partem algumas ramificações: as variáveis que são a causa deste problema.

É comum que as pessoas utilizem “6 Ms” para dividir e definir as causas que geram o problema. São eles: Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Material e Mão de obra.

Você pode adaptar o diagrama para o seu contexto: basta identificar as áreas ou itens que envolvem um problema principal, colocá-las no gráfico e, para cada uma, definir as causas que geram efeito negativo, ou seja, o problema.

Uma vez que você visualizá-lo, será possível aplicar estratégias para acabar com as causas desse problema e solucioná-lo.

Métodos de análise de risco quantitativos e qualitativos

Matriz de Riscos

Através da Matriz de Riscos pode ser calculada a probabilidade de alguns riscos ocorrerem e saber quais serão as consequências (ou impacto) deles. Essa matriz geralmente é elaborada através de uma tabela ou planilha, podendo ser de caráter quantitativo ou qualitativo.

Para analisar riscos qualitativamente, estes devem ser bem definidos.

Cuidado: tenha certeza que os riscos classificados são relevantes, para não defini-los incorretamente.

Abaixo, um exemplo de como a Matriz de Riscos pode ser elaborada.

Dentro desta tabela são atribuídos os pesos para cada tipo de impacto, dependendo dos riscos e da probabilidade de ocorrerem. Ao fazer isto, você opta por uma análise quantitativa.

Além destas opções, pode ser descrito quando um impacto se classifica como alto, baixo, etc.

Quantitativa ou qualitativa?

Fica à escolha se você irá transformar a matriz em quantitativa ou qualitativa, mas lembre-se de preenchê-la racionalmente, para que a gestão de riscos possa ser planejada corretamente.

Após a definição da matriz, é possível se organizar e preparar ações a serem tomadas caso um destes riscos ocorram, ou ainda, planejar para que sejam evitados.

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