Os profissionais de um escritório de contabilidade podem enfrentar dificuldades para se colocar no mercado quando seu gerenciamento não acontece de maneira satisfatória. Da mesma forma, tanto para estudantes que estão se preparando para trabalhar com contabilidade quanto para profissionais da área que já atuam em empresas, mas almejam montar seu próprio negócio, é preciso considerar a melhor maneira de gerir um escritório de contabilidade.
Sendo assim, nada melhor do que conferir algumas sugestões para saber como gerenciar um escritório de contabilidade de maneira assertiva, certo? Então continue a leitura deste post e confira mais sobre o assunto!
1. Faça um balanço do período anterior
Em primeiro lugar, a melhor maneira de preparar sua empresa para um determinado período é analisando minuciosamente o período anterior. Para tanto, basta avaliar tudo o que aconteceu nessa época, procurando mensurar aquilo que foi considerado positivo e também o que foi visto como negativo.
Assim, é possível reforçar o que deu certo e organizar as reformas necessárias para que os resultados do período seguinte sejam satisfatórios. E tudo o que será feito em seguida sofrerá implicações diretas dessa fase, portanto, procure avaliar os pontos positivos e negativos de maneira consciente e cuidadosa.
2. Faça um planejamento
Independentemente dos resultados obtidos no período anterior, é preciso criar um marco zero para definir diretrizes e estratégias para a empresa. Sendo assim, é essencial pensar na elaboração de um planejamento — que pode ser trimestral, semestral ou anual.
Além disso, uma organização com objetivos claros, bem como a missão, a visão e os valores do negócio podem transmitir maior credibilidade a clientes e parceiros.
3. Realize um controle financeiro
Para garantir a saúde financeira de sua organização é preciso periodizar o controle financeiro. Assim, o ideal é criar uma rotina de organização financeira capaz de emitir e analisar relatórios de fluxo de caixa, a ponto de dar a você um panorama mais claro a respeito dos custos e recebimentos da empresa.
Dessa forma, é possível lidar melhor com momentos de turbulência econômica interna e externa, permitindo mudanças de rumos de acordo com as necessidades do escritório de contabilidade.
4. Tenha um fundo de caixa
Como citado anteriormente, é preciso saber lidar com momentos de turbulência econômica interna e externa. Em muitos casos — como períodos de desvalorização da moeda, por exemplo — os negócios podem acontecer em um ritmo mais lento, o que faz com que muitos empreendimentos não consigam se sustentar com as taxas de lucro cada vez menores.
Para evitar esse tipo de problema, é preciso se preparar para enfrentar situações emergenciais criando boas alternativas. Entre elas, a aplicação do dinheiro em investimentos seguros, com baixa liquidez, pode garantir a proteção necessária.
5. Encontre um nicho de mercado
Se você sente que está estagnado em seu empreendimento, essa dica pode ser muito oportuna. Isso porque muitos profissionais acabam errando ao desconsiderar uma regra básica de mercado: nunca é possível agradar todo mundo.
Isso significa que se pode atender a todos os tipos de segmentos existentes em sua área de atuação, devido à alta complexidade da atividade contábil nos dias atuais. Sendo assim, a dica é muito simples: defina o segmento de mercado em que você pretende atuar. Encontre um nicho específico e dedique-se a ele, apresentando-se como um diferencial para clientes que precisem desse serviço.
De preferência, procure se concentrar em algo que não seja comum entre as outras empresas do mercado. E, nesse sentido, evite escolher algo complexo demais para suas possibilidades. A ideia aqui é oferecer um serviço que somente a sua empresa pode oferecer, mas que ainda seja de qualidade.
6. Atualize sua equipe
Uma vez que você já realizou o seu planejamento — seja ele bimestral, trimestral, semestral ou anual — já definiu suas metas e já sabe exatamente o que será preciso fazer para atingir seus objetivos, é hora de agir.
Assim, quando podem ser reforçadas as informações mais relevantes sobre seu ramo de atuação, é possível adotar medidas como o treinamento da equipe, bem como os procedimentos adequados para o aperfeiçoamento do desempenho, visando atingir metas cada vez mais ambiciosas.
E essa atualização é importante especialmente para escritórios de contabilidade, uma vez que se trata de uma área que está em constante transformação em função de alterações na legislação, cabendo ao profissional se adequar a elas para prestar serviços de qualidade a seus clientes.
7. Use sistemas informatizados
Para um bom contador não basta apenas saber lidar com a burocracia das empresas. Em um momento em que a tecnologia tem transformado a realidade de muitas organizações, torna-se fundamental também saber usar essa tecnologia como recurso para otimizar a própria gestão.
Dessa forma, é preciso estar constantemente em busca de maneiras de aperfeiçoar os processos, inserindo na empresa recursos como softwares capazes de modernizar o trabalho da equipe com a devida segurança e praticidade. Essa alternativa permite benefícios como a redução do tempo e os gastos da empresa, atualizações e diferenciação em relação à concorrência.
8. Saiba atrair clientes para o seu escritório de contabilidade
Bom, não existe segredo para prospectar clientes — basta aplicar a metodologia adequada. Evidentemente, para que eles sigam confiando em seu trabalho, será preciso que seus serviços prestados, sua estrutura, sua capacidade de gerir diferentes tipos de negócios, entre outros, sejam oferecidos com qualidade. Ainda assim, sem uma estratégia de vendas nada disso funciona.
Alguns métodos de prospecção atendem até mesmo a empresas com particularidades específicas, desde que sejam adaptados de acordo com cada necessidade. Um bom exemplo é a prospecção via internet. Você pode usar o marketing digital e todos os recursos que ele apresenta para promover sua empresa, gerando autoridade para, assim, obter novos clientes.
E essa é a grande tendência do marketing nos últimos tempos, pois é algo que está alicerçado no potencial enorme que redes sociais como o Facebook e o Twitter apresentam. Logo, sabendo aproveitar essa oportunidade você consegue fazer uma boa campanha, com baixos custos e eficiência na aquisição de clientes.
Enfim, para que um escritório de contabilidade funcione de maneira eficaz e, assim, consiga atingir todos os seus objetivos é fundamental que seja bem gerenciado — e isso depende, fundamentalmente, da visão e da capacitação do contador ou da equipe. Sendo assim, nada melhor do que investir em estrutura, procurando contar com uma equipe sempre altamente atualizada e recursos capazes de permitir que essa equipe desenvolva seu trabalho de maneira eficiente e organizada.
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