As empresas optantes pelo Simples Nacional devem cumprir uma série de obrigações acessórias para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas com o fisco.
Neste artigo, abordaremos as principais obrigações, como a emissão de notas fiscais, as declarações mensais e anuais, e os livros fiscais e contábeis que precisam ser mantidos.
Confira aqui um guia completo e prático para ajudar sua empresa a se manter regular e organizada.
1. Documentação Fiscal
A documentação fiscal é essencial para garantir a transparência e a legalidade das transações comerciais. Neste tópico, abordaremos a emissão de notas fiscais, a declaração mensal PGDAS-D e a declaração anual DEFIS.
1.1 Emissão de Notas Fiscais
As empresas optantes pelo Simples Nacional são obrigadas a emitir notas fiscais para registrar todas as operações de venda de produtos ou prestação de serviços.
A emissão de notas fiscais é fundamental para garantir a transparência e a legalidade das transações comerciais, além de ser um requisito para a correta apuração dos impostos devidos.
Existem diferentes tipos de notas fiscais que podem ser emitidas, dependendo da natureza da operação e do ente tributante envolvido:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e): Utilizada para documentar a venda de mercadorias, sendo obrigatória para contribuintes do ICMS.
- Nota Fiscal de Serviços (NFS-e): Emitida para registrar a prestação de serviços, conforme as normas estabelecidas pelo município.
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): Utilizada por contribuintes eventuais ou por aqueles que não possuem autorização para emitir NF-e.
- Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e): Emissão de cupom fiscal eletrônico para vendas ao consumidor final.
É importante que as empresas mantenham em boa ordem todas as notas fiscais emitidas, pois elas são a base para a apuração dos tributos e para o cumprimento das demais obrigações acessórias.
1.2 Declaração Mensal – PGDAS-D
A Declaração de Apuração do Simples Nacional (PGDAS-D) é uma obrigação mensal para todas as empresas optantes pelo Simples Nacional. O PGDAS-D é o programa utilizado para calcular o valor dos tributos devidos, com base nas receitas brutas mensais da empresa.
Para preencher a declaração mensal, o empresário deve seguir os seguintes passos:
- Acessar o Sistema: O acesso ao PGDAS-D é realizado através do portal do Simples Nacional, utilizando o certificado digital ou código de acesso.
- Informar Receitas: Declarar todas as receitas auferidas no mês, detalhando a origem (venda de mercadorias, prestação de serviços, etc.).
- Calcular Tributos: O sistema calcula automaticamente os tributos devidos com base nas alíquotas correspondentes ao anexo do Simples Nacional ao qual a empresa está enquadrada.
- Gerar DAS: Após a apuração, é gerado o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), que deve ser pago até o dia 20 do mês subsequente ao da apuração.
1.3 Declaração Anual – DEFIS
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) é uma obrigação anual para as empresas do Simples Nacional. A DEFIS deve ser apresentada à Receita Federal do Brasil (RFB) até o último dia útil de março do ano-calendário subsequente ao ano de apuração.
A DEFIS tem como objetivo fornecer informações detalhadas sobre a situação econômica e fiscal da empresa, incluindo:
- Receitas Brutas: Total das receitas auferidas no ano.
- Despesas e Custos: Gastos operacionais e despesas dedutíveis.
- Informações Sociais: Número de empregados, encargos sociais, entre outros.
O preenchimento correto da DEFIS é crucial para a transparência e conformidade fiscal da empresa. Além disso, a declaração única e simplificada contribui para a redução da burocracia, facilitando o cumprimento das obrigações fiscais.
2. Livros Fiscais e Contábeis
Os livros fiscais e contábeis são fundamentais para registrar as operações e prestar contas às autoridades fiscais. Eles garantem a correta apuração dos tributos e facilitam a fiscalização das atividades empresariais.
2.1 Livros Obrigatórios
As empresas optantes pelo Simples Nacional devem manter uma série de livros fiscais e contábeis para registrar suas operações e prestações de contas. Esses livros são essenciais para a apuração correta dos tributos e para a fiscalização das atividades empresariais. Os principais livros obrigatórios são:
- Livro Caixa: Registra toda a movimentação financeira e bancária da empresa.
- Livro Registro de Inventário: Contém o registro dos estoques existentes ao final de cada ano-calendário, necessário para contribuintes do ICMS.
- Livro Registro de Entradas: Destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias, bens e aquisições de serviços.
- Livro Registro dos Serviços Prestados: Registra os documentos fiscais dos serviços prestados, obrigatórios para contribuintes do ISS.
- Livro Registro de Serviços Tomados: Destinado ao registro dos documentos fiscais dos serviços tomados, sujeitos ao ISS.
Manter esses livros atualizados e em ordem é fundamental para a gestão eficiente da empresa e para o cumprimento das obrigações fiscais.
2.2 Dispensa de Livros
Algumas empresas podem ser dispensadas de manter determinados livros fiscais e contábeis, conforme a legislação vigente e as normas específicas dos entes tributantes. A dispensa pode ocorrer em situações como:
- Empreendedor Individual (MEI): O MEI com receita bruta anual de até R$ 81.000,00 está dispensado da escrituração de livros contábeis e fiscais.
- Pequenos Contribuintes: Em algumas circunstâncias, pequenos contribuintes podem ser dispensados de certos livros, desde que a legislação local permita.
No entanto, mesmo com a dispensa, é recomendável que as empresas mantenham registros detalhados de suas operações para facilitar a gestão financeira e evitar problemas futuros.
2.3 Livros Específicos
Além dos livros obrigatórios, algumas empresas podem precisar manter livros específicos devido à natureza de suas atividades. Exemplos de livros específicos incluem:
- Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais: Utilizado por estabelecimentos gráficos para registrar impressos confeccionados para terceiros ou para uso próprio.
- Livro Registro de Veículos: Mantido por empresas que atuam na intermediação de veículos, incluindo depositários e expositores.
- Livro de Registro de Controle de Produção e Estoque: Exigido para empresas que fabricam produtos sujeitos ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Esses livros adicionais são necessários para atender às exigências específicas da legislação tributária e garantir a conformidade fiscal.
Para que uma empresa mantenha-se regularizada e em conformidade com as leis fiscais, é fundamental entender e cumprir as obrigações acessórias do Simples Nacional. Vamos explorar as principais obrigações eletrônicas, gestão de tributos, controle e arquivamento de documentos, além das especificidades para empreendedores individuais e empresas excluídas do regime.
3. Declarações e Obrigações Eletrônicas
A adoção de declarações e obrigações eletrônicas simplifica o processo de prestação de contas e substitui os tradicionais livros físicos, tornando a fiscalização mais eficiente e segura.
3.1 Declaração Eletrônica de Serviços
A Declaração Eletrônica de Serviços (DES) é uma obrigação acessória essencial para empresas prestadoras de serviços. Ela substitui os antigos livros fiscais físicos, permitindo que as empresas informem a movimentação de serviços prestados de forma digital. Isso facilita o controle e a fiscalização pelas autoridades tributárias, além de reduzir o risco de erros e fraudes.
3.2 Escrituração Contábil Digital (ECD)
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é uma obrigação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) que requer o envio dos livros contábeis em formato digital. Isso inclui o Livro Diário, Livro Razão e fichas de lançamento, bem como o Livro Balancetes Diários e Balanços. A ECD visa substituir a escrituração física, garantindo maior precisão e segurança nas informações contábeis.
3.3 Outras Declarações
Além das principais obrigações, existem outras declarações importantes que as empresas do Simples Nacional devem observar:
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): Declaração que informa os valores de Imposto de Renda e contribuições retidos na fonte.
- EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): Complementa o SPED, sendo necessária para empresas que realizam retenções na fonte.
- DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web): Obriga as empresas a declararem os débitos e créditos tributários federais.
- EFD Contribuições (Escrituração Fiscal Digital de Contribuições): Inclui informações sobre a apuração do PIS/Pasep e da Cofins.
- EFD ICMS/IPI (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços/Imposto sobre Produtos Industrializados): Declaração específica para empresas que lidam com esses tributos.
- eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas): Unifica a prestação de informações relativas aos trabalhadores, como folha de pagamento e contribuições previdenciárias.
- DIRBI (Declaração de Informações de Benefícios Fiscais Federais): nova obrigação acessória que surgiu para centralizar informações sobre incentivos fiscais concedidos pelo governo.
DIRBI: Nova Obrigação Acessória
Com a publicação da Instrução Normativa 2.198/2024, foi instituída a DIRBI, uma nova obrigação acessória que requer que os contribuintes informem seus benefícios fiscais federais. Inicialmente, a lista de benefícios que exigem a entrega da DIRBI inclui apenas 16 itens, dispensando a declaração se o benefício não estiver na lista.
Empresas do Simples Nacional e a DIRBI
O Art. 3º, inciso I da IN 2.198/2024, estabelece que as empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas de apresentar a DIRBI. No entanto, o parágrafo 3º do mesmo artigo esclarece que:
“§3º As pessoas jurídicas a que se refere o inciso I (Simples Nacional) do § 1º deverão apresentar a DIRBI somente em relação aos meses em que houver valores de CPRB a declarar.”
Em resumo, se uma empresa do Simples Nacional optar pela desoneração da folha de pagamento (FOPAG) e tiver valores de CPRB a declarar, deverá entregar a DIRBI nos meses correspondentes.
4. Gestão de Tributos
A gestão de tributos é uma parte crucial das obrigações acessórias para empresas do Simples Nacional. Ela abrange a atenção a tributos não incluídos no regime, a aplicação da substituição tributária e os procedimentos para devoluções de mercadorias.
4.1 Tributos Não Abrangidos pelo Simples Nacional
Alguns tributos não são abrangidos pelo regime do Simples Nacional e requerem atenção especial. Entre eles estão:
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados): Relevante para indústrias, exige que as empresas sigam a legislação específica para evitar penalidades.
- ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Pode incidir em certas operações, especialmente no comércio interestadual.
- ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza): Aplicável em situações específicas, especialmente para prestadores de serviços.
A observância da legislação específica para cada tributo é essencial para evitar problemas fiscais.
4.2 Substituição Tributária
A substituição tributária no Simples Nacional atribui a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS a uma única empresa da cadeia produtiva, geralmente o fabricante ou importador. As empresas devem seguir rigorosamente as regras e procedimentos para calcular e recolher corretamente o imposto devido, assegurando conformidade fiscal.
4.3 Devolução de Mercadorias
No caso de devolução de mercadorias, as empresas devem seguir procedimentos específicos e emitir a documentação necessária, como a Nota Fiscal de Devolução. Isso assegura a correta escrituração e evita a incidência de tributos indevidos.
5. Microempreendedor Individual
O microempreendedore individual (MEI) possuei um conjunto simplificado de obrigações acessórias, mas não menos importantes.
5.1 Obrigações Simplificadas para o MEI
O MEI deve realizar a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e emitir notas fiscais ao vender para outras empresas. É essencial manter o controle das receitas mensais e pagar a contribuição mensal (DAS) regularmente para manter a regularidade do negócio.
6. Empresas Excluídas do Simples Nacional
Empresas que foram excluídas do Simples Nacional precisam seguir novos procedimentos e cumprir novas obrigações acessórias.
Assim, as empresas excluídas do Simples Nacional devem regularizar sua situação fiscal e migrar para um regime tributário adequado, como o Lucro Presumido ou Lucro Real. Isso envolve a adaptação a um novo conjunto de obrigações acessórias e tributárias, como:
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): Substitui a DIPJ e é obrigatória para todas as pessoas jurídicas.
- EFD Contribuições: Escrituração Fiscal Digital para PIS/Pasep e Cofins.
- EFD ICMS/IPI: Mesmo que o ICMS e o IPI não sejam parte do Simples Nacional, a empresa deve reportar essas informações detalhadamente.
- DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais, que informa os tributos apurados e os respectivos créditos.
Se a sua empresa é do Simples Nacional, a saúde fiscal e operacional da sua empresa depende que as obrigações acessórias estejam em dia.
Se você quer saber mais sobre isso, veja as dicas abaixo sobre as obrigações acessórias do Simples Nacional:
Perguntas Frequentes
- Quais são as obrigações acessórias do Simples Nacional?
Uma empresa optante pelo Simples Nacional deve cumprir com obrigações como a emissão de notas fiscais adequadas ao tipo de operação realizada, o pagamento correto dos tributos através do PGDAS-D, a entrega da DEFIS anualmente, e a manutenção dos livros fiscais e contábeis exigidos pela legislação. - Quais obrigações acessórias do Simples Nacional?
As obrigações acessórias do Simples Nacional incluem a emissão de notas fiscais, a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), a escrituração dos livros fiscais e contábeis obrigatórios, além de outras declarações eletrônicas como a DIRF, EFD-Reinf, DCTFWeb, entre outras. - Quais declarações o Simples Nacional deve entregar?
As principais declarações que as empresas optantes pelo Simples Nacional devem entregar são:- PGDAS-D (Declaração de Apuração do Simples Nacional) mensalmente.
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) anualmente.
- EFD-Reinf, DCTFWeb, EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI, entre outras, dependendo da atividade e obrigações específicas.
- Optante do Simples Nacional deve entregar a DIRBI? Conforme a Instrução Normativa 2.198/2024, as empresas optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas de apresentar a DIRBI, a menos que optem pela desoneração da folha de pagamento e tenham valores de CPRB a declarar nos meses correspondentes.
- Como emitir notas fiscais no Simples Nacional? Para emitir notas fiscais no Simples Nacional, a empresa deve seguir as normas específicas do seu município e estado. São utilizados diferentes tipos de notas fiscais, como NF-e (para produtos), NFS-e (para serviços), NFC-e (para vendas ao consumidor final), e NFA-e (para situações especiais).
- O que é o PGDAS-D e como preenchê-lo? O PGDAS-D é a Declaração de Arrecadação do Simples Nacional, que deve ser preenchida mensalmente pelas empresas optantes pelo regime. É através do PGDAS-D que são calculados e pagos os impostos devidos, com base na receita bruta mensal da empresa.
- Qual é o prazo para enviar a DEFIS? A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) deve ser entregue até o último dia útil de março do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere.
Ficou com mais alguma dúvida? Não se preocupe, assine a CEFIS e tenha suas dúvidas respondidas por especialistas em obrigações acessórias do Simples Nacional.
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