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PDCA na Contabilidade: como aplicar o ciclo de melhoria contínua?

CICLO-PDCA
Escrito por CEFIS

O ciclo PDCA facilita a execução de processos e melhora a tomada de decisões. Pode ser aplicado em qualquer tipo de negócio: em um escritório de contabilidade, empresa de consultoria, entre outros locais. Aprenda como adotar as etapas desse ciclo para otimizar as tarefas que realiza diariamente.

PDCA

O ciclo (ou método) PDCA abrange quatro fases, são elas:

  • Plan: Planejar
  • Do: Fazer
  • Check: Verificar
  • Act: Agir 

Na teoria, essas são as fases que deveriam ser executadas em qualquer projeto, processo ou na criação de algum produto. Na prática, porém, as quatro nem sempre são definidas, o que faz com que vários gargalos apareçam posteriormente. Ao adotar o PDCA, será possível evitar que isso ocorra, por se tratar de um método iterativo, que busca a melhoria contínua.

Passo-a-passo: aplicando o PDCA na Contabilidade

As fases do ciclo de melhoria contínua podem ser aplicadas na Área Contábil. Confira o passo-a-passo para aplicá-las:

Fase 1: Planejar

Primeiramente, é preciso escolher em que você irá aplicar as fases do PDCA – pode ser um processo, rotina, etc.

Exemplo: processo de cálculo da folha de pagamentos.

Em seguida, é essencial definir um ou mais objetivo(s) para este processo.

Exemplo de objetivo: calcular as folhas de pagamentos de todos os funcionários de uma empresa X.

Ainda na fase de planejamento, devem ser descritas quais são as atividades que fazem ou farão parte deste processo.

Exemplos:

  • Atividade 1: fechar o controle de ponto;
  • Atividade 2: verificar benefícios e remunerações variáveis.

Feito isso, é necessário determinar quem vai executar cada atividade do processo, quais serão as datas para início e término de cada uma. Caso não saiba, basta colocar um prazo mínimo e máximo para realização da atividade. Além destas determinações, é válido também, definir quais resultados que espera-se obter ao final do processo.

Uma vez que é feito o planejamento inicial, consequentemente, será criada a primeira versão do Plano de Ação referente ao PDCA – como estamos falando de um ciclo iterativo de melhoria contínua, será possível aprimorar o processo a cada vez que o mesmo for executado. 

Fase 2: Fazer

Após a criação do Plano de Ação, é iniciada a execução do processo que está descrito nele. Nesse caso, o processo de Cálculo da Folha de Pagamentos.

Vale destacar que, neste plano, deve ser definido muito bem quando o processo é iniciado e encerrado, de que departamento (ou cargos) determinadas atividades fazem parte, etc.

Fase 3: Verificar

Depois da primeira vez em que o processo se inicia e termina, é preciso verificar se o mesmo ocorreu como o planejado. Dentro de um processo podem existir diversas atividades e subprocessos, sendo assim, durante esta fase de verificação, é válido analisar dados e observar o que ocorreu em cada um deles:

  • Tudo sucedeu dentro dos prazos?
  • Faltou alguma atividade dentro do processo?
  • O que poderia ser melhorado nele?

Dica: para responder essas e outras perguntas, realizando uma análise precisa, é válido ter um profissional capacitado em mapeamento e modelagem de processos: um Analista de Processos, por exemplo.

Resumidamente, este profissional irá criar representações visuais para os processos e rotinas que ocorrem em uma empresa. A partir desta representação, será possível entender como um ou mais processos serão executados e onde devem ser melhorados. 

Fase 4: Agir

Uma vez que se sabe o que ocorreu de forma errada na execução de um processo, é preciso agir. Esse é o momento para criar melhorias e otimizá-lo, eliminando possíveis gargalos no mesmo. Ao final, deverão ser feitas as alterações necessárias e, consequentemente, feita a atualização do processo, que deverá ser replanejado em uma segunda versão do Plano de Ação. Uma vez que esta Versão 2 é criada, inicia-se novamente o ciclo PDCA.

Exemplo de aplicação do PDCA: Cálculo da Folha de Pagamento

Para este exemplo, considere o processo de Cálculo da Folha de Pagamentos descrito no Passo 1.

Ainda durante o Passo 1, foi determinado que apenas uma pessoa iria executar este processo: Sandra, uma Contadora.

Ela deveria realizar quatro atividades para que o processo tivesse um encerramento:

  • Fechar o controle de ponto;
  • Verificar os benefícios e remunerações variáveis dos 11 funcionários da empresa em que trabalha;
  • Calcular os descontos; e, ao final,
  • Efetuar o pagamento.

Após a execução (fase 2), foi notado, durante a fase 3, que algo poderia ser melhorado: o tempo para cálculo dos benefícios dos funcionários, que estava sendo feito manualmente – apesar de ser o mesmo valor a mais de quatro meses – . Uma vez que isso foi descoberto, melhoraram o processo e o refizeram.

Desde então, o processo continuou a ser executado de acordo com o método PDCA e o tempo gasto com ele foi reduzido.

Observação: esse foi um exemplo simples de aplicação do ciclo de melhoria contínua. No dia-a-dia, este processo do Cálculo da Folha de Pagamentos envolve outros itens e atividades. Estas, por sua vez, podem ser automatizadas.

Vale destacar também que, ao aplicar o PDCA, haverá mais informações a serem detalhadas e analisadas – isto desde a fase de planejamento. O certo, portanto, é ter funcionários que irão analisar cada processo que ocorre na sua empresa ou escritório contábil.  

Cálculo da Folha de Pagamento

A CEFIS tem um curso sobre este tema. Nele, os seguintes tópicos são abordados:

Confira um trecho do Curso “Cálculos da Folha de Pagamentos“:

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