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Gestão de Processos: dicas para impulsionar seu escritório de contabilidade

gestão de processos para contabilidade 2019
Escrito por CEFIS

Toda empresa tem processos, mas nem sempre se preocupa em executar a Gestão de Processos corretamente. As consequências deste cenário podem ser observadas em questão de pouco tempo, quando:

  • Colaboradores se mostram confusos;
  • Ocorrem problemas na execução ou entrega das atividades diárias;
  • Existe uma dificuldade em visualizar a empresa de forma sistêmica (como um todo).

Para solucionar esse problema, metodologias e softwares podem ser adotados. Confira algumas dicas de Gestão para impulsionar o seu Escritório de Contabilidade:

Dica 1: Mapeie seus processos e colabore para produtividade

Pequenas e médias empresas não costumam se preocupar com a definição detalhada de seus processos, mas isso não invalida a prioridade dela no âmbito dos negócios. Fato é, que ela é alta e demanda tempo, a ser investido com análises e mapeamentos.

O que você precisa saber:

Após mapear os processos de um escritório de contabilidade, gestores e colaboradores poderão visualizar como cada um ocorre no presente (as is) e pensar em como querem que seja no futuro (to be).

Quem trabalha como Analista de Processos já está acostumado com os termos “as is” e “to be”.

Em um primeiro momento, para realizar o mapeamento dos processos atuais (as is) de uma empresa ou escritório de contabilidade, será preciso:

  • Observar e documentar como funciona cada área ou departamento;
  • Analisar as funções dos colaboradores;
  • Documentar atividades que executam.

Cada um desses pontos demandará tempo, pois a Gestão de Processos deve ser precisa. E para isso ocorrer, é importante que o Analista de Processos faça:

  • Um estudo sobre a empresa;
  • Acompanhamento diário das rotinas que ocorrem nela;
  • Entrevistas com alguns colaboradores.

Uma vez que os processos estão prontos para visualização, será possível analisá-los e encontrar gargalos em cada um. Posteriormente, pode ser pensado em como otimizar esses processos para diminuir o tempo gasto com certas atividades, colaborando assim para produtividade da empresa.

Caberá ao gestor traçar um plano de ação que objetive a melhoria contínua dos processos da empresa. Em seguida, um novo o mapeamento poderá ser feito, mas desta vez, voltado para como os processos deverão ser (to be).

Ferramentas para mapeamento de processos: Bizagi, Lucidchart, Heflo.

Dica 2: crie metas trimestrais ou semestrais

Quem atua no e-commerce sabe que o mercado sofre várias mudanças no decorrer do ano. Por vezes, inclusive, essa situação pode dificultar o alcance das metas anuais de cada colaborador.

Se você é o tipo de profissional que estabelece metas anuais para o seu escritório ou empresa de contabilidade, é importante pensar:

  • Estamos atingindo nossas metas?
  • Quais são os nossos principais problemas enfrentados anualmente?

Para responder estas questões, será vital consultar os dados do seu negócio.

Sugestões para responder a primeira questão: veja como foi o desempenho anual da sua equipe através de uma análise dos seus KPIs (indicadores-chave de desempenho).

Exemplo de KPIS:

  • CAC (custo de aquisição por cliente);
  • Custo operacional;
  • Receita total anual.

Sugestões para responder a segunda questão: se reúna com outros colaboradores do nível estratégico e elabore a Matriz SWOT. Com ela, será possível identificar as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades do seu escritório.

Após responder esses questionamentos, se a resposta para primeira questão for negativa, uma boa aposta pode ser replanejar suas metas para trimestres ou semestres.

Dica: a metodologia OKR ou o método PDCA podem te auxiliar durante este replanejamento.

Dica 3: utilize a tecnologia como aliada na Gestão de Processos

Os profissionais que atuam na Área Contábil sabem da importância que a tecnologia tem, seja para execução de processos, rotinas diárias ou mesmo do planejamento estratégico mensal/anual.

Além disto, a Receita vem trazendo diversas obrigações para o âmbito digital, sendo importante utilizar um software contábil para entregar ou transmiti-las. Utilize isso ao seu favor e faça do mundo online seu aliado.

Como fazer isso:

  • Criando páginas para o seu negócio nas redes sociais: com elas, você pode criar um engajamento com seu público-alvo e também estabelecer um relacionamento com seus clientes;
  • Investindo em um blog e Marketing de Conteúdo.

Se você quiser aprender mais sobre gestão, recomendo o nosso curso sobre Gestão de Processos.

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Sobre o autor

CEFIS

A CEFIS é um serviço de atualização contábil.
De forma inovadora, a CEFIS tem levado conhecimento através da web para milhares de contabilistas. Toda semana elaboramos um novo curso atual e objetivo nas Áreas Contábil, Fiscal e Trabalhista. Os cursos são realizados pelos melhores profissionais do país e após a gravação ficam armazenados para você assistir quando e onde quiser. Saiba mais aqui: www.cefis.com.br

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