Pode parecer simples, mas a produtividade de um escritório de contabilidade é a parte mais crítica de um negócio contábil.
Para um escritório de contabilidade, pequenos contratempos acabam comprometendo a produtividade da equipe, é um funcionário desmotivado, equipe sem treinamento, falta de comunicações interna, equipe incompleta que acarreta acúmulo de trabalho e, inevitavelmente, estresse.
Mas existem ideais simples e valiosas que, se colocadas em prática, alavancarão a produtividade do seu escritório de contabilidade:
Invista no capital intelectual
Especialmente em empresas que vendem serviços intelectuais, como escritórios de contabilidade, a capacitação dos profissionais é o principal fator quando se fala de produtividade.
Os profissionais contábeis, que irão compor a equipe de trabalho do seu escritório, precisam ser treinadas quase que diariamente. A legislação tributária brasileira sofre em média 5,2 alterações por hora no Brasil.
Para manter você e sua equipe sempre atualizados você pode adotar plataformas de treinamentos para equipes contábeis, como a oferecida pela assinatura CEFIS. Nela você pode acompanha o desenvolvimento intelectual de cada membro da sua equipe. Com um custo único de R$ 69,00/Mês é possível investir na atualização e formação profissional das áreas Fiscal, Contábil, Tributária e Trabalhista do da sua equipe.
Utilize alguma metodologia de gerenciamento de tarefas
Existem inúmeras metodologias e sistemas (como o RunRunit) que podem contribuir na organização das tarefas em seu escritório de contabilidade. Com a utilização de métodos e processos padronizados, é possível organizar as tarefas por equipe, definir o fluxo de trabalho entre as tarefas e colaboradores, saber o que cada pessoa está fazendo e o tempo gasto em cada tarefa, entre vários outros benefícios.
Automatize seus processos manuais
É comum os profissionais de contabilidade enfrentarem um cenário de excesso de processos manuais, pela característica natural de suas atividades e por desconhecer ferramentas e sistemas disponíveis para sistematizar e agilizar os processos. Por exemplo, o escritório pode utilizar sistemas de gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos, ou utilizar sistemas de Helpdesk para gerenciamento das solicitações dos clientes.
Sem dúvida, dedicar um tempo para pesquisar serviços que possam automatizar os processos é um investimento de retorno garantido, pois o tempo e qualidade na execução só melhora com essas soluções. Uma boa sugestão é o Conta Azul para Contadores, uma ótima ferramenta para controle de movimentações e documentos dos clientes.
Incentive a comunicação interna e o trabalho em equipe
Seja em uma grande organização ou em um pequeno escritório, o trabalho em equipe é fundamental para o aumento da produtividade. Quando ele é estimulado, aumenta o sentimento de pertencimento ao negócio (é a velha ideia de “vestir a camisa” mesmo) e mais fácil se torna o cumprimento das atividades rotineiras.
A primeira dica é para você, gestor: aprenda a ouvir sua equipe. Cada funcionário tem um perfil único e em meio a essa diversidade você pode receber contribuições importantes para a gestão e produtividade do escritório contábil.
Outra maneira de valorizar o trabalho em equipe e ainda melhorar a comunicação interna é apresentar para todos os funcionários os problemas que devem ser enfrentados e os objetivos da empresa como um todo. O diálogo e a troca de ideias fazem com que a equipe se sinta valorizada e estimulada a apresentar alternativas para a otimização da produtividade.
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