Rotinas da folha de pagamento: guia definitivo

As rotinas da folha de pagamento são procedimentos que devem ser realizados mensalmente.

Mas você sabe o que é necessário acompanhar todo mês? Quais são os indicadores utilizados e o que influencia as rotinas da folha de pagamento de uma empresa? 

Neste artigo, você aprenderá os parâmetros para a elaboração da folha de pagamento, o que compõe a rotina e as informações necessárias para o cálculo e apuração das verbas, com base nas legislações trabalhista, da previdência e fiscais.

Quais os parâmetros das rotinas da folha de pagamento?

Primeiramente, é necessário realizar e conferir o cadastro da empresa. 

Esta etapa é muito importante, pois os dados informados são fundamentais para ter indicadores e conduzir a gestão de um negócio, considerando os tópicos a seguir.

Regime de Tributação da empresa

Determine o regime de tributação da empresa.

Geralmente, é a contabilidade que identifica essa informação.

Dentre as opções existentes há o lucro real,  lucro presumido ou simples nacional. Para a realização da melhor escolha entre os regimes de tributação, é muito importante conhecer e desenvolver o correto planejamento tributário periodicamente, justamente para embasar essa decisão que influencia diretamente na folha de pagamento, e, portanto nas rotinas da folha de pagamento. 

Tabelas trabalhistas específicas de acordo com a legislação

As tabelas que contribuem na rotina mensal são: imposto de renda (IRRF), tabela previdência (INSS) e tabela das verbas utilizadas na folha de pagamento.

Elas são essenciais, portanto o sistema deve estar atualizado caso haja alguma mudança na legislação antes de fechar a folha.

Cargos e salários praticados na organização

Para estabelecer uma rotina da folha de pagamentos, a empresa precisa organizar informações.

Por isso, é importante ter uma planilha com a relação de funcionários, incluindo a data de admissão, função exercida pelo colaborador e o salário contratual.

Esses dados devem estar de acordo com o cadastro de cada trabalhador no software da folha de pagamento.

Criação do centro de custo ou divisões do RH

Dentro das rotinas da folha de pagamento, é de suma importância para o empregador ter a facilidade de uma visão separada da própria folha.

Por exemplo, os setores da empresa são vistos de forma distinta, como a área administrativa, de negócios, operacional e, por fim, com um resumo geral de todos os setores organizados por centro de custo.

A gestão do empresário fica muito mais fácil, pois ele tem a amplitude do custo que cada área requer para o negócio, ajudando na tomada de decisões baseado na folha de pagamento.

Folha de ponto 

Outra etapa essencial nas rotinas da folha de pagamento é a folha de ponto, que deve ser apresentada pela empresa de maneira sintetizada, a ser transmitida para o e-social.

A folha de ponto contribui muito para a gestão da empresa, pois viabiliza o controle de faltas, atrasos, pagamentos de horas extras e gestão do banco de horas feito de forma específica.

Adicional noturno

O valor do adicional de trabalho noturno é apurado quando o trabalhador exerce atividades após as 22h. 

Logo, o adicional noturno está estabelecido na Convenção Coletiva de Trabalho e as informações que devem ser levantadas, referem-se ao percentual de acréscimo e o que a empresa deve fornecer para esse funcionário.

Pagamento de insalubridade

Esse item está relacionado à exposição a agentes nocivos para a saúde do trabalhador. 

Nesse sentido, o empregador deve ter um relatório de saúde e segurança do trabalho que aponte a necessidade de efetuar pagamento como adicional de insalubridade ou periculosidade.

Itens de acordo com a Convenção Coletiva de Trabalho

A Convenção Coletiva é promovida pelo sindicato da categoria e fornece as orientações de como é realizado o pagamento de verbas e a concessão de benefícios.

Assim, é muito importante adequar essas informações às rotinas da folha de pagamento.

Cálculos de folhas de adiantamento de salário, pró labore e RPA

Está processando a folha de pagamento pela primeira vez? 

Veja se a empresa tem o hábito de pagar o adiantamento de salário no dia 15 ou 20, se tem sócios que figuram na folha e se há autônomos para incluir.

O que compõe as rotinas da folha de pagamento?

Após ter os parâmetros bem definidos das rotinas da folha de pagamento, avançamos para os processos mensais.

Recibo de férias

É essencial se aprofundar na apuração de férias, estudando os itens abaixo:

• Concessão das férias, descrita no ART 134 CLT;
• Proporção ou pagamento das férias estabelecida no ART 130 CLT;
• Remuneração no ART 142 CLT, onde é explicitado como ela deve ser apurada;
• Ano pecuniário, a opção do trabalhador vender até ⅓ de suas férias no ART 143 CLT;
• Pagamento fora do prazo, já que as férias devem ser concedidas com até 2 dias de antecedência, descrito na Súmula TST 450;
• Considerações da Reforma Trabalhista, que consiste em: fracionar as férias em até 3 períodos (desde que um desses períodos tenha mais de 5 dias de férias e outro período tenha, no mínimo, 14 dias), conforme apurada na Lei n 13 467/2017

Rescisões do contrato de trabalho

Dentro da sequência de cadastros feitos e parâmetros estabelecidos, temos o recibo de férias e a parte de rescisão contratual compondo as rotinas da folha de pagamento. 

Essa é a preparação da folha para o seu fechamento.

Então, tendo uma rescisão no decorrer do mês, você precisa saber qual foi o motivo:

• Dispensa por justa causa;
• Dispensa sem justa causa;
• Demissão por acordo;
• Pedido de demissão;
• Término de contrato;
• Rescisão contratual.

Ou seja, existem inúmeros tipos de modelos de desligamento no qual o sistema da empresa apura de maneira rápida os seus indicadores, de acordo com a legislação.

Lançamento das variáveis

As variáveis são completamente diferentes dos lançamentos fixos que abordamos até agora..

Então, as possíveis variáveis do mês são:

• Adicional noturno;
• Comissões;
• Horas extras.

Observação: o descanso semanal remunerado é apurado automaticamente com esses indicadores. 

Assim como os descontos também variam. 

Por exemplo: faltas, atrasos ou algum vale que o trabalhador solicitou com o próprio empregador.

Por isso, deve-se ter sempre essas informações de forma resumida.

Processamento da folha de pagamento

É importante também ter as rotinas da folha de pagamento otimizadas, trazendo agilidade e automação para os trabalhos mensais. 

Por exemplo, o e-social facilitou os processos dos profissionais de RH e contadores, além de ser uma exigência do sistema do Governo Federal.

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